Claude Skills 使用教學：預設文件 Skills 完整指南

輕鬆處理 PDF、Excel、Word、PowerPoint — 文件自動化新時代

📅 發布日期：
👤 作者： OAO Studio
📂 分類： AI 知識庫

產品資訊

  • 功能名稱：Claude Skills — 預設文件處理 Skills
  • 適用版本：Claude.ai 網頁版（Pro/Team/Enterprise 方案）
  • 核心定位：智能文件處理和建立，無需學習複雜工具

Claude Skills 是 Anthropic 提供的智能工具集合。預設文件 Skills（PDF、XLSX、DOCX、PPTX）自動在背景運作，讓 Claude 無縫處理複雜文件任務 — 從提取資訊、資料分析、到建立專業文件。無需手動選擇，Claude 會自動偵測你的需求並啟用相應的 Skill。

第一章：什麼是 Claude Skills

Claude Skills 的核心概念

Claude Skills 是 Claude AI 的功能擴展模塊。它們就像「工具助手」，能幫助 Claude 執行特定的高級任務。Anthropic 提供的預設文件 Skills包括：

  • PDF Skill：提取文字、識別表格、分析圖表、建立 PDF 檔案
  • XLSX Skill：建立試算表、編寫公式、格式化資料、自動生成圖表
  • DOCX Skill：建立 Word 文件、追蹤修訂、保留複雜格式、結構化內容
  • PPTX Skill：建立簡報、設計版面、自動生成投影片大綱

為什麼需要 Claude Skills？

文件處理是現代工作的重要組成。傳統方式往往需要：

  • 手動複製貼上，容易出錯
  • 學習複雜的工具（Office、Python、PDF library）
  • 花費時間格式化和排版
  • 重複性任務無法自動化

Claude Skills 改變了這一點。你只需用自然語言描述需求，Claude 會自動執行整個過程 — 無需切換工具、無需編程、無需複雜的設置。

四個預設文件 Skills 簡介

Skill 名稱 主要功能 適用場景
PDF Skill 文字提取、表格識別、圖表分析、PDF 建立、合併/分割 報告分析、合約審查、文件整理、OCR 掃描
XLSX Skill 試算表建立、公式編寫、圖表自動生成、資料分析、格式化 財務統計、資料視覺化、預算規劃、銷售分析
DOCX Skill 文件建立、追蹤修訂、格式保留、結構化內容、樣式設計 報告撰寫、提案製作、文檔標準化、版本管理
PPTX Skill 簡報建立、版面配置、圖表插入、模板應用、自動生成投影片 企業簡報、教育演講、行銷推介、技術分享
💡 重要：這些 Skills 是 Anthropic 提供的預設功能，自動集成在 Claude.ai 中。它們不會顯示在 Skills 列表裡，而是在背景自動運作。當你的需求涉及文件處理時，Claude 會自動啟用相應的 Skill。

第二章：使用環境與設定

系統要求

  • 平台：Claude.ai 網頁版（任何瀏覽器）
  • 帳戶要求：需要 Claude Pro/Team/Enterprise 訂閱方案
  • 網路：穩定網際網路連接（Skills 依賴雲端處理）
  • 檔案限制：每次最多上傳 20 個檔案，單檔案最大 30MB

如何啟用文件 Skills

好消息是：文件 Skills 預設已啟用。如果你使用 Pro/Team/Enterprise 方案，無需額外設定，Claude 會自動在需要時啟用相應的 Skill。

✨ 無縫體驗

如果你是 Claude.ai 的付費訂閱用戶（Pro/Team/Enterprise），這些預設文件 Skills 已經完全整合在你的使用體驗中。你不會察覺任何差異 — Skills 在背景自動運作，就像 Claude 原本就具備這些能力一樣。無需學習新的操作方式，無需手動啟用，一切都是無縫接軌的。

驗證 Skills 是否啟用

  1. 訪問 claude.ai
  2. 點擊左上角「設定」（Settings）
  3. 進入「能力」（Capabilities）標籤
  4. 確認「代碼執行和文件建立」（Code Execution and File Creation）已啟用
  5. 如果灰色禁用，升級至 Pro 或更高方案

Skills 自動偵測機制

Claude 使用智能偵測機制來判斷何時啟用文件 Skills：

  • 上傳檔案時：你上傳 PDF/XLSX/DOCX/PPTX，Claude 自動識別並準備相應 Skill
  • 文本提示時：你要求「製作 Excel 表格」或「建立簡報」，Claude 自動選擇相應 Skill
  • 混合操作時：需要同時處理 PDF 和 Word，Claude 並行啟用多個 Skills
  • 背景運作：所有操作在後台進行，不佔用對話空間，token 佔用極小（每個 Skill 僅 50-100 tokens）
💡 最佳實踐：無需手動選擇或管理 Skills。只需清楚地描述你的需求，Claude 會自動判斷並啟用必要的 Skill。例如：「根據這個 CSV 資料製作銷售分析圖表」，Claude 會自動使用 XLSX Skill。

第三章：四個實際場景示範

場景 1：PDF 文件處理 — 提取和分析報告

任務：你有一份 50 頁的市場調研報告，需要提取關鍵資訊、識別表格數據，並生成一份摘要。

沒有 PDF Skill 的情況

❌ 傳統方式的痛點

  • 手動翻頁，逐頁複製文字到 Word — 費時且易出錯
  • 表格無法直接複製，需要手動重建 — 格式亂套
  • 圖表資訊無法提取，只能靠眼睛看 — 容易遺漏細節
  • 生成摘要要自己撰寫 — 浪費 1-2 小時
  • 最終結果：品質參差不齊，效率低下

有 PDF Skill 的情況

✅ Claude + PDF Skill

  • 上傳 PDF → Claude 自動掃描全文和表格
  • 一句話：「請提取第 5-15 頁的市場數據，並生成 500 字摘要」
  • Claude 在 30 秒內：
    • 提取所有關鍵段落和表格
    • 識別圖表和統計資料
    • 生成專業摘要（可指定格式）
  • 進階操作：合併多個 PDF、分割特定章節、填寫表單

進階 PDF 操作範例

場景 A：合併多個部門報告

你有 5 份不同部門的月度報告 PDF，需要合併成一份。

對話示例：「請合併這 5 份 PDF，按部門順序排列，添加目錄和頁碼」

結果：Claude 生成一份整合完整的 PDF，包含目錄、書籤和導航。

場景 B：分割並提取特定內容

從一份 100 頁的合約 PDF 中，提取所有關於「支付條款」的內容。

對話示例：「請從這份合約中提取所有『支付條款』相關的段落，生成一份新的 PDF」

結果：一份精簡的 5 頁 PDF，包含所有支付條款和參考頁碼。

場景 C：OCR 掃描和文字提取

你有一份掃描的紙質文件（圖像 PDF），需要提取其中的文字。

對話示例：「請識別這份掃描文件中的所有文字，整理成可編輯的 Word 檔案」

結果：一份 DOCX 檔案，包含識別後的文字和原文對照。

場景 2：Excel 表格製作 — 資料統計和視覺化

任務：你需要製作一份部門支出統計表，包括按類別分類、月度趨勢、圖表展示。

沒有 XLSX Skill 的情況

❌ 傳統方式的痛點

  • 手動在 Excel 中輸入數據 — 容易出錯
  • 自己寫公式計算小計和百分比 — 複雜且易出錯
  • 手動建立圖表 — 調整格式花時間
  • 修改資料時，圖表和公式要重新調整 — 容易出問題
  • 最終結果：簡陋的表格，不夠專業

有 XLSX Skill 的情況

✅ Claude + XLSX Skill

  • 提供數據（CSV 或直接說明）→ Claude 自動建立 Excel
  • 一句話：「根據這些支出資料建立統計表，包括分類、小計、百分比和圖表」
  • Claude 在 1 分鐘內生成：
    • 結構化表格，按類別分組
    • 自動公式計算小計、百分比、平均值
    • 多種圖表：柱狀圖、餅圖、趨勢線
    • 專業的格式化和著色
  • 你可以直接下載或修改

Excel 實踐範例

範例 1：月度支出統計表

輸入：支出數據（日期、類別、金額）

日期 | 類別 | 金額 2025-10-01 | 會議費 | $500 2025-10-02 | 差旅 | $1200 2025-10-05 | 軟體授權 | $300 ...（更多數據）

對話示例：「根據這些支出資料建立 Excel 表格，並包含：1) 按類別總結 2) 月度趨勢圖 3) 百分比佔比」

Claude 生成的 Excel 包含：

  • 工作表 1「明細」：完整的交易記錄，帶有日期、類別、金額
  • 工作表 2「統計」：
    • 按類別分組的小計（使用 SUMIF 公式）
    • 百分比佔比（使用 SUM 和計算）
    • 月度小計和趨勢
  • 工作表 3「圖表」：
    • 按類別的圓餅圖（視覺呈現費用分配）
    • 按日期的柱狀圖（視覺呈現支出趨勢）

範例 2：銷售分析儀表板

需求：從銷售資料建立互動式分析表。

對話示例：「建立一份銷售分析 Excel，包括：按地區銷售額、產品分類、年度趨勢預測。使用條件格式標示高低值。」

結果：專業的 3 頁 Excel，包含原始數據、統計分析、圖表視覺化，隨時可用於管理層匯報。

場景 3：PowerPoint 簡報 — 快速製作專業簡報

任務：你需要在 2 小時內製作一份 15 頁的季度業績簡報，包含執行摘要、資料分析、建議。

沒有 PPTX Skill 的情況

❌ 傳統方式的痛點

  • 手動設計每一張投影片 — 耗時
  • 排版和美化花費 30-50% 時間
  • 圖表手動插入並調整 — 容易不一致
  • 修改內容時，整個簡報排版可能亂掉
  • 最終結果：視覺效果平庸或不夠專業

有 PPTX Skill 的情況

✅ Claude + PPTX Skill

  • 提供簡報大綱和資料 → Claude 自動生成完整簡報
  • 一句話：「根據這份季度業績資料製作 15 頁 PowerPoint 簡報，包括執行摘要、圖表分析、建議」
  • Claude 在 2-3 分鐘內生成：
    • 結構完整的簡報架構（15 張投影片）
    • 自動插入圖表和資料視覺化
    • 一致的設計風格和配色
    • 專業的版面配置和排版
  • 你可以直接使用或進一步微調

PowerPoint 實踐範例

簡報生成流程

步驟 1：準備內容（大綱或資料）

季度業績簡報大綱： 1. 執行摘要（1 頁） 2. 銷售績效（2 頁） - 按地區銷售額 - 按產品線銷售額 3. 成本分析（1 頁） 4. 客戶滿意度（1 頁） 5. 建議和下一步（1 頁）

步驟 2：提供給 Claude

「根據這份大綱和資料製作 PowerPoint 簡報。設計要專業，配色使用藍色和白色。每頁包含相關圖表。」

步驟 3：Claude 自動生成完整簡報，包括：

  • 標題頁：簡報標題、日期、製作人
  • 目錄頁：完整的簡報大綱
  • 內容頁：
    • 執行摘要：關鍵數字和要點
    • 銷售績效：柱狀圖（按地區）、餅圖（按產品線）
    • 成本分析：折線圖和百分比表
    • 客戶滿足度：評分卡和改進建議
  • 結論頁：總結和行動項目

進階選項

「使用公司模板、添加公司 Logo、並為每一頁配上簡潔的文字說明」

場景 4：Word 文件撰寫 — 建立格式化報告

任務：撰寫一份結構化的技術規格書，包含目錄、章節標題、代碼片段、圖表，並能追蹤修訂。

沒有 DOCX Skill 的情況

❌ 傳統方式的痛點

  • 手動設定樣式、目錄、頁碼 — 容易出錯
  • 複雜格式（代碼片段、嵌入圖片）難以保持一致
  • 多人編輯時，版本管理和修訂跟蹤很困難
  • 最終結果：格式不一致，難以維護

有 DOCX Skill 的情況

✅ Claude + DOCX Skill

  • 提供內容和結構 → Claude 自動生成專業 Word 文件
  • 一句話：「根據這份規格書內容，建立一份格式化的 Word 文件，包括目錄、章節標題、樣式一致的代碼片段」
  • Claude 在 2 分鐘內生成：
    • 結構化的文件架構
    • 自動生成目錄和頁碼
    • 一致的標題、段落、列表樣式
    • 格式化的代碼和引用塊
  • 進階：支援追蹤修訂、評論、版本管理

Word 實踐範例

技術規格書

對話示例：「根據這份技術規格內容，建立一份 Word 文件。包含：1) 自動生成目錄 2) 標準化的章節標題和樣式 3) 代碼片段使用等寬字體並著色 4) 所有圖片自動編號和引用」

生成的 Word 檔案特點：

  • 目錄：自動生成，支援目錄更新（修改內容後一鍵更新）
  • 頁眉/頁腳：自動添加檔案名稱、日期、頁碼
  • 樣式：標題、副標題、段落、列表、引用各有一致的樣式
  • 圖表管理：所有圖片自動編號、居中、添加標題
  • 代碼塊：使用等寬字體、灰色背景、行號
  • 參考文獻：自動添加超連結和索引

進階功能

「啟用追蹤修訂，以便其他人可以看到所有更改。建議使用 Word 的『評論』功能讓團隊成員提供反饋。」

第四章：Skills 運作原理

Skills 自動偵測機制

Claude 使用智能自然語言理解（NLU）來決定何時啟用文件 Skills。這個過程是透明且自動的：

偵測邏輯

  1. 檔案上傳：當你上傳 .pdf、.xlsx、.docx、.pptx 時，Claude 自動識別檔案類型
  2. 自然語言提示：你的對話中包含「製作 Excel 表格」「建立 Word 文件」等關鍵詞時
  3. 上下文推理：即使你沒有明說，Claude 根據上下文推斷需要的 Skill。例如：「根據這份銷售數據做一份分析」→ Claude 推斷需要 XLSX Skill
  4. 並行啟用：複雜任務可能同時啟用多個 Skills。例如：「分析 PDF 報告，製作 Excel 圖表，最後生成 PowerPoint 簡報」

Token 效率設計

Claude Skills 使用高效的 token 編碼，不會額外消耗大量資源：

  • 基礎成本：每個 Skill 啟用額外只需 50-100 tokens（遠低於完整代碼執行）
  • 按需加載：只有需要的 Skill 才會啟用，不使用的 Skill 不消耗資源
  • 最小化開銷：文件處理的複雜度不影響 token 成本，無論是簡單的文字提取還是複雜的多檔案合併

背景自動運作

Skills 的整個執行過程對用戶是透明且非侵入性的：

  • 無需手動選擇：用戶無需從下拉菜單選擇 Skill，Claude 自動判斷
  • 不佔用對話空間：Skill 執行和文件生成不會產生冗長的中間輸出，保持對話清晰
  • 即時反饋：大多數文件操作在 30 秒至 3 分鐘內完成
  • 完整的審計追蹤：所有操作都被記錄，用戶可以查看執行歷史

技術基礎

Claude Skills 基於 Anthropic 的代碼執行沙盒技術，但針對文件處理進行了優化：

  • Python 運行時：後台使用 Python + 最新的文件處理庫（pandas、openpyxl、python-pptx、pypdf 等）
  • 雲端執行：所有執行在安全的沙盒環境中，不影響本地系統
  • 格式保留：使用標準庫確保生成的檔案完全兼容 Office 軟體
  • 即時驗證：所有生成的檔案都經過驗證，確保正確性

第五章：使用建議與最佳實踐

如何提出清晰的需求

差的提問

  • 「幫我處理這個 PDF」（太籠統）
  • 「製作表格」（沒有說明資料和結構）
  • 「做一份簡報」（沒有內容和目標）

好的提問

  • 「請從這份 50 頁的年度報告中提取『財務摘要』部分，生成一份 5 頁的 PDF，包括原始摘要和關鍵數據」
  • 「根據這份銷售數據（日期、產品、金額）建立 Excel 表格，包括：每月銷售額、按產品分類、趨勢圖表」
  • 「為這份技術規格書建立 PowerPoint 簡報，10 頁，包含目錄、技術架構圖、部署流程、風險評估」

檔案上傳注意事項

  • 檔案格式：使用標準格式（PDF、.xlsx、.docx、.pptx）確保最佳相容性
  • 檔案大小：單檔最大 30MB，通常 1-15MB 效果最佳
  • 數量限制：同時上傳最多 20 個檔案，超過需要分次上傳
  • 編碼問題：確保 PDF 和 Word 使用 UTF-8 編碼，避免中文字符亂碼
  • 受保護檔案：密碼保護的 PDF 無法直接處理，需要先解除保護

實用技巧

技巧 1：複雜任務分解

例子：「我有 10 份 PDF 報告，需要提取資料、製作 Excel 分析、生成簡報摘要」

最佳做法：分三步進行：

  1. 先上傳所有 PDF，請 Claude 提取關鍵資料（成功率 95%+）
  2. 使用提取的資料製作 Excel 分析表
  3. 根據 Excel 資料生成簡報

技巧 2：使用參考模板

如果你有現成的 Excel 模板或 PowerPoint 範本，告訴 Claude：

「根據我提供的 Excel 模板，使用新資料填充，保持原有的格式和公式」

技巧 3：迭代改進

Claude 生成的檔案通常已經很好，但你可以進一步微調：

  • 「調整配色，使用公司品牌色（藍色 #0066CC）」
  • 「增加更多圖表說明和註解」
  • 「簡化語言，適合初學者閱讀」

常見問題解決

Q: 為什麼生成的檔案無法在 Office 中打開？

A:極少見，但可能原因包括：

  • 檔案損壞（重新生成一次）
  • Office 版本過舊（建議更新至 Office 365）
  • 檔案包含不支援的功能（例如巨集），需要手動啟用宏

Q: Claude 提取的資料準確嗎？

A:取決於檔案質量：

  • 結構化 PDF 或 Excel：準確率 98%+
  • 掃描文件 (OCR)：準確率 85-95%（需手動驗證）
  • 複雜排版：準確率 70-90%（建議人工檢查）

最佳實踐：重要資料務必手動驗證，特別是財務或法律文件。

Q: 能否批量處理大量檔案？

A:可以，但需要分次進行（每次最多 20 個檔案）。對於超過 100 個檔案的批量任務，建議使用 Claude API 或 CLI 版本。

ℹ️ 提示：所有生成的檔案都可以直接下載或預覽。Claude 不會將你的檔案保存在其他地方，確保隱私和安全。

進階功能與下一步

目前預設支援的 Skills

Anthropic 提供的四個文件 Skills （PDF、XLSX、DOCX、PPTX）是內建的，無法直接停用或卸載。它們總是可用的，但不會對你的使用造成影響。

未來展望

Anthropic 的計劃包括：

  • 更多文件格式：JSON、XML、Markdown、圖像處理
  • 高級分析：更複雜的資料分析和機器學習集成
  • 客製化 Skills：允許用戶建立和發布自己的 Skills（計劃中）
  • API 集成：直接通過 API 調用 Skills（已支援某些 Skills）

何時考慮其他工具

Claude Skills 非常強大，但在某些情況下，專門工具可能更合適：

場景 Claude Skills 專門工具 建議
簡單資料提取 ✅ 優秀 Adobe/LibreOffice 使用 Claude
複雜資料分析 ✅ 很好 Python/R 如果涉及統計或機器學習，使用專門工具
批量檔案處理（>1000） ❌ 不適合 CLI/API 使用 Claude API 或編程
即時協作編輯 ❌ 不支援 Google Docs/Office 365 使用雲端協作工具

完整總結

Claude Skills 的核心要點

  • ✅ 四個預設文件 Skills：PDF、XLSX、DOCX、PPTX 自動集成
  • ✅ 自動偵測和啟用：無需手動選擇，Claude 智能判斷
  • ✅ 背景運作：不佔用對話空間，token 消耗最小化
  • ✅ 即時結果：大多數任務 30 秒至 3 分鐘完成
  • ✅ 專業品質：生成的檔案可直接用於工作或提交

適用人群

  • 行政/辦公人員：快速製作報告、統計表格
  • 市場營銷：生成分析簡報和資料視覺化
  • 技術寫作者：建立結構化的技術文檔
  • 研究人員：批量提取和分析 PDF 論文資料
  • 任何知識工作者：提升文件處理效率

立即開始的三個步驟

步驟 1：確認訂閱

升級至 Claude Pro/Team/Enterprise 方案（如未訂閱）

步驟 2：訪問 Claude.ai

打開 https://claude.ai，開始聊天

步驟 3：嘗試簡單任務

上傳一份 PDF 或準備一份資料，要求 Claude 「提取資訊」或「製作表格」

🎉 你已準備好開始！Claude Skills 讓複雜的文件任務變得簡單。無論你需要提取資訊、製作報告還是設計簡報，Claude 都能在幾分鐘內幫你完成。立即嘗試，你會發現工作效率大幅提升。

結論

Claude Skills 代表了 AI 輔助工作的新境界。以前需要多個工具、複雜培訓和手動操作的文件任務，現在只需一句自然語言指令就能完成。無論是簡單的資料提取還是複雜的多檔案整合，Claude 都能快速、準確地執行，讓你專注於高價值的工作。

預設文件 Skills（PDF、XLSX、DOCX、PPTX）是 Claude.ai 最實用的功能之一。它們自動運作、無需設定、即插即用。從今天開始，嘗試用 Claude 完成你的文件任務，體驗不同的工作方式。

開始很簡單：打開 Claude.ai，上傳檔案，描述需求。剩下的讓 Claude 完成。

🚀 現在就開始：訪問 https://claude.ai，體驗 Claude Skills 如何轉變你的文件處理方式。記住，最好的學習方式就是實踐。選擇你的第一個任務，讓 Claude 幫你完成。

相關資源

官方文檔

  • Claude.ai 官方網站：https://claude.ai
  • Anthropic 文檔中心：https://docs.anthropic.com
  • Claude 功能說明：https://www.claude.com/capabilities

社群資源

  • Anthropic 官方論壇
  • Claude 用戶社群和最佳實踐分享
  • 技術部落格和教學文章

相關文章（OAO Studio）

  • Claude Code Web 版完整指南
  • Claude API 使用教學（計劃中）
  • AI 工作流程最佳實踐（計劃中）

資料說明

  • 發布日期：2025 年 10 月 27 日
  • 基於版本：Claude 3.5 Sonnet（最新）
  • 實效性：Claude Skills 正在持續進化，建議定期查閱官方文檔獲取最新資訊